Coolflow brengt onboarding, personeelsdossiers, aanwezigheid, uren, documenten, huisvesting, certificering, teelt, oogst en verloning samen. Niet bedacht vanaf een tekentafel, maar opgebouwd rond het werk dat op drukke dagen echt door moet gaan.
Nieuwe en terugkerende medewerkers staan verspreid over formulieren, berichten en oude lijsten.
Groepswissels, scans, pauzes, afrondingen en looncorrecties worden achteraf uit verschillende bronnen hersteld.
Ontbrekende BSN-, ID-, kamer-, contract- en salarisgegevens komen pas boven water als de loonrun of controle al begint.
De omgeving wordt per bedrijf ingericht. Dagelijkse processen blijven eenvoudig; specialistische modules sluiten aan zodra medewerkers, teelt, oogst, certificering of verloning daarom vragen.
Eén stamkaart per medewerker met persoonsgegevens, extern ID, ID-bewijs, BSN, bank, dienstverband, werkzaamheden, huisvesting, kledingmaten, documenten en historie.
Meertalige aanmelding via unieke links, herkenning van terugkerende medewerkers, gecontroleerde vergelijking, aanbrengers en seizoensstatus.
Vraag beschikbaarheid uit over een ingestelde periode, bewaak actieve dienstverbanden en plan medewerkers zonder losse lijstjes of dubbel werk.
In- en uitklokken met een pas, live bezetting per terminal en groep, overscannen naar een andere groep, roosters, pauzes, afrondingen, correcties, extra betaaluren en ATW-controle.
Maak eerst een voorbeeld-PDF, verstuur daarna losse documenten of complete sets en laat medewerkers meertalig tekenen op telefoon of tablet. Getekende stukken blijven in het dossier.
Leg afzonderlijke handtekeningen vast voor onder meer reiskosten en hygiëneregels en maak later per tekenbatch één nette PDF-aftekenlijst.
Beheer locaties, kamers, bedden en bewoners, scan een kamer-QR om direct de bezetting te zien en print QR-codes, kamerlijsten en ID-invoerlijsten logisch gesorteerd.
Registreer regenpak- en laarzenmaten in een snelle lijst. Wijzigingen worden direct opgeslagen zodat bestellen op een regendag geen zoekwerk meer is.
Percelen, rassen, werkzaamheden, BBCH, weer, bemesting, middelenvoorraad en CTGB-gewasbescherming met controles op dosering, interval, toepassingen en veiligheidstermijn.
Registreer plukkers, groepen, uren en aantallen per perceel. Voeg handmatige dagregistraties toe en vergelijk arbeid, oogst en voortgang in overzichtelijke rapportages.
Registreer machines, productieruns en bezetting via een terminal en vertaal de werkvloer naar bruikbare uren- en kostenrapportages.
Koppel iedere klantomgeving afzonderlijk met Nmbrs, bereid nieuwe medewerkers en loonperiodes voor en maak loonexports, IBAN-controles en gecontroleerde SEPA-batches vanuit dezelfde brongegevens.
Medewerkers bekijken veilig hun eigen uren, verlof, profiel en documenten. E-mail, WhatsApp, gegevensverzoeken en tekenprocessen sluiten aan op de ingestelde taal.
Beheer bezoekers, voertuigen en andere praktische voorzieningen zonder aparte schaduwadministratie naast het personeelsdossier.
Werk gericht aan GlobalG.A.P.-onderdelen, acties, documenten, leveranciers, klachten, recalls en auditdossiers met een centrale voortgang en werkvoorraad.
Zie de samenstelling en volledigheid van het personeelsbestand, uren, aanwezigheid, oogst, productie en openstaande acties zonder eerst spreadsheets samen te voegen.
Terugkerende medewerkers, groepswissels, ontbrekende documenten, meerdere klantomgevingen en correcties achteraf zijn geen randzaken. Daar moet het systeem op ingericht zijn.
Het dashboard en de medewerkerslijst signaleren ontbrekende BSN-, bank-, ID-, kamer- en documentgegevens. Vanuit het signaal ga je direct naar de juiste medewerker of actie.
Wie op een urenterminal inklokt, hoort vanaf dat moment bij die groep. Een scan op een andere terminal beëindigt de oude groepsregistratie en laat het werk in de nieuwe groep doorlopen.
Platforminstellingen blijven centraal beheerd, terwijl iedere klant uitsluitend zijn eigen Nmbrs-omgeving koppelt. Nieuwe medewerkers, loonperiodes en export bouwen verder op het gecontroleerde personeelsdossier.
Dezelfde medewerker die zich aanmeldt en inklokt, komt terug in plukgroepen, uren per perceel en oogstregistraties. Percelen, oppervlakte, gewasbescherming en productie blijven onderdeel van één bedrijfsbeeld.
Coolflow Software volgt het echte proces: aanmelden, controleren, tekenen, plannen, registreren en verwerken. Iedere stap bouwt verder op dezelfde medewerker en dezelfde brongegevens.
Bespreek jouw werkwijzeNieuwe medewerkers vullen gegevens en documenten meertalig in. Een persoonlijke link kan de aanbrenger direct vastleggen en terugkerende medewerkers worden herkend.
Live zoeken, dossierstatus en werkvoorraad laten zien wat ontbreekt. Stamgegevens, huisvesting en kledingmaten kunnen zonder omwegen worden aangevuld.
Controleer eerst de PDF, verstuur daarna een document of complete set en verzamel waar nodig meerdere handtekeningen in één tekenbatch.
Beschikbaarheid, aanwezigheid, uren, kamerbezetting, oogst en werkzaamheden worden op de werkvloer vastgelegd met eenvoudige terminals en QR-processen.
ATW, documentstatus, loonperiodes, batch-PDF's, import/export en rapportages geven administratie en bedrijfsleiding één controlepunt.
Je bent ingeklokt om 06:52
De urenklok bepaalt automatisch of iemand in- of uitklokt. Op kantoor blijven de oorspronkelijke scans, verwerkte tijden en toegepaste regels naast elkaar zichtbaar.
Live aanwezigheid
Direct zien wie er werkelijk op het bedrijf aanwezig is.
Rooster, afronding en pauze
Instelbare regels per weekdag, zonder de bronscan te verbergen.
Extra betaaluren aanvragen
De medewerker meldt, de beheerder beoordeelt en ATW blijft zuiver.
Werkt op bestaande apparatuur
Gebruik een vaste computer, tablet, iPad of geschikte scanneropstelling.
Geen standaardopzet die doet alsof ieder bedrijf hetzelfde is. We brengen medewerkersaantal, seizoen, locaties, werkvloer en gewenste koppelingen eerst praktisch in kaart.
Voor een centrale, complete personeelsadministratie.
Voor bedrijven waar de dag op de werkvloer wordt gemaakt.
Voor koppeling van personeelsdata aan de rest van het bedrijf.
Werkwijze: na een kennismaking ontvangt u een voorstel voor de benodigde omgeving, modules, koppelingen en implementatie. De offerte is altijd afgestemd op uw organisatie.
Coolflow Software is opgebouwd met gescheiden klantomgevingen, gerichte rechten, auditinformatie en beveiligde publieke processen. Toegang blijft beperkt tot wat iemand voor zijn taak nodig heeft.
Gegevens en relaties worden binnen de actieve klantomgeving bewaakt.
Gebruikers zien alleen de onderdelen en acties waarvoor zij bevoegd zijn.
Unieke links kunnen verlopen of worden ingetrokken en geven alleen de bedoelde toegang.
Belangrijke wijzigingen, documenten en oorspronkelijke scans blijven controleerbaar.
Een nieuw systeem moet aantoonbaar minder herstelwerk opleveren. Anders is het alleen een andere plek om hetzelfde probleem te bewaren.
Bekijk alle uitleg in de kennisbankVoor organisaties die medewerkers, uren, documenten en operationele processen vanuit één omgeving willen beheren. Teelt & Oogst, productie & machinebezetting, bezoekers, wagenpark en huisvesting zijn optionele uitbreidingen.
De aanmelding kan een bestaande medewerker herkennen op BSN en geboortedatum. De beheerder ziet de verschillen en bepaalt per veld welke actuele gegevens worden overgenomen. Historie en bestaande ID's blijven behouden.
Ja. De publieke processen en het medewerkersportaal ondersteunen Nederlands, Engels, Pools, Roemeens, Bulgaars en Oekraïens. Voor Bulgaarse en Oekraïense namen kan Cyrillisch schrift administratief worden omgezet, terwijl de originele schrijfwijze bewaard blijft.
Ja. De werkelijke scan blijft de auditbron. Het systeem berekent daarnaast de verloonde begin- en eindtijd op basis van rooster, marges, intervallen en pauzeregels. Beide blijven zichtbaar.
Nee. De omgeving wordt ingericht rond de processen die nu nodig zijn. Specialistische onderdelen voor onder meer huisvesting, teelt, oogst, productie, certificering en salaris kunnen gericht worden toegevoegd.
Ja. Medewerkers kunnen vanuit XLS of XLSX worden geïmporteerd. Bij een volgende import kan het systeem bestaande medewerkers aanvullen of bijwerken in plaats van dezelfde persoon opnieuw aan te maken.
Ja. Coolflow Software is webbased. De terminals zijn ontworpen voor moderne browsers op een vaste computer, tablet of geschikte scanneropstelling.
De medewerkerslijst geeft per persoon een duidelijke dossierstatus. Bij een afwijking kan de beheerder op het signaal klikken om direct te zien welke verplichte gegevens of documenten ontbreken of zijn verlopen.
Ja. Tekenbatches ondersteunen meerdere tekenmomenten per medewerker, bijvoorbeeld voor een document, ontvangst van reiskosten en hygiëneregels. De handtekeningen kunnen daarna per batch in een PDF-overzicht worden samengebracht.
Per kamer of unit kan een QR-code worden geprint. Na scannen is direct zichtbaar om welke locatie en kamer het gaat en wie daar op dat moment geregistreerd staat. Voor uitgifte kunnen meerdere QR-codes op één A4 worden geprint.
Ja. In een compact overzicht kunnen extern ID, medewerker, regenpakmaat en laarzenmaat snel worden aangevuld. Wijzigingen worden direct opgeslagen, zodat de gegevens beschikbaar zijn zodra er besteld moet worden.
Ja. De technische platforminstellingen worden centraal beheerd. Binnen een klantomgeving kan uitsluitend de eigen Nmbrs-administratie worden gekoppeld en gebruikt voor de salarisverwerking van die klant.
We bespreken eerst het aantal medewerkers, seizoenspieken, locaties, gewenste modules, terminals en koppelingen. Daarna ontvangt u een voorstel op aanvraag, afgestemd op de daadwerkelijke inrichting en implementatie.
Geen standaard verkooppraat, maar een praktische demonstratie rond jullie medewerkers, locaties, urenregistratie en operationele processen.
E-mailnick@coolflow.net
Telefoon0623607606