Deze privacyverklaring beschrijft hoe Coolflow Beheer B.V., handelend onder de naam Coolflow Software, persoonsgegevens verwerkt via de openbare website, de Coolflow Terminal-app, bij demo- en klantaanvragen, tijdens de klantrelatie en bij het leveren en beveiligen van Coolflow Software.
1. Wie is verantwoordelijk?
Coolflow Beheer B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen website, commerciële contacten, klantadministratie, facturatie, support en beveiliging van het platform. Vragen over privacy kunnen worden gestuurd naar nick@coolflow.net.
Graaf Reinaldweg 12a, 4175LN Haaften, NL
Telefoon: 0623607606
Voor persoonsgegevens van medewerkers, sollicitanten, bezoekers en andere personen die een klant in zijn eigen klantomgeving verwerkt, is de betreffende klant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke. Coolflow Beheer B.V. treedt voor die gegevens normaal gesproken op als verwerker en verwerkt ze volgens de afspraken en instructies van de klant.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Website en aanvragen
Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsomvang, toelichting, datum en tijd van de aanvraag en een beveiligingshash van het IP-adres.
Klant- en gebruikersadministratie
Bedrijfs- en contactgegevens, KvK- en btw-gegevens, adresgegevens, gebruikersnamen, e-mailadressen, rollen, abonnementsgegevens, betaal- en factuurgegevens, correspondentie en supportinformatie.
Techniek en beveiliging
IP-adressen, browser- en apparaatgegevens, loginmomenten, foutmeldingen, auditlogs, technische identificaties, terminalidentificaties, scanmomenten, webhookgegevens en informatie die nodig is om incidenten, misbruik en storingen te onderzoeken. De optionele camera van de Coolflow Terminal-app wordt uitsluitend gebruikt om een QR- of barcode op het apparaat te lezen; camerabeelden worden niet als foto of video opgeslagen of naar de server verzonden.
Klantomgevingen
Afhankelijk van de gebruikte modules kunnen klanten onder meer persoonsgegevens, BSN, identificatiedocumenten, bankgegevens, dienstverbanden, uren, planning, documenten, handtekeningen, huisvesting, bezoekers, voertuigen en communicatiegegevens verwerken. Voor deze inhoud bepaalt de klant de doelen, grondslagen en bewaartermijnen.
3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
- om demo-, informatie- en klantaanvragen af te handelen;
- om overeenkomsten, abonnementen, betalingen en facturen uit te voeren;
- om accounts, klantomgevingen, support en updates te leveren;
- om de dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen en incidenten te onderzoeken;
- om te voldoen aan wettelijke, fiscale en administratieve verplichtingen;
- om de werking, betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de software te verbeteren.
4. Grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, om aan een wettelijke verplichting te voldoen, vanwege een gerechtvaardigd belang zoals beveiliging, fraudepreventie, support en bedrijfsvoering, of op basis van toestemming wanneer werkelijk een vrije keuze bestaat.
5. WhatsApp Business Platform
Wanneer een klant WhatsApp activeert, verwerkt Coolflow Software in opdracht van die klant onder meer telefoonnummers, WhatsApp-profielnamen, berichtinhoud, bijlagen, taal, technische berichtidentificaties en aflever- of leesstatussen. De berichten worden technisch afgehandeld via de WhatsApp Business Platform van Meta.
Een klant hoort alleen zelf een gesprek te starten wanneer vooraf een opt-in voor het communicatiekanaal is vastgelegd of wanneer de betrokkene zelf via WhatsApp contact heeft opgenomen. De keuze voor WhatsApp moet vrijwillig zijn en kan worden ingetrokken, bijvoorbeeld door STOP te antwoorden. Zeer gevoelige documenten horen via het beveiligde portaal of een andere beveiligde methode te worden uitgewisseld.
6. Delen met derden en subverwerkers
Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij kunnen leveranciers inschakelen voor hosting, e-mail, betalingen, vertaling, support, back-ups en zakelijke communicatie. Voor WhatsApp wordt Meta ingezet en voor online betalingen kan Mollie worden gebruikt. Leveranciers ontvangen alleen gegevens die nodig zijn voor hun taak. Waar vereist sluiten wij verwerkers- of andere gegevensbeschermingsafspraken.
- Microsoft — E-maillevering
- Mollie B.V. — Online betalingen (Nederland / Europese Economische Ruimte)
- Meta Platforms Ireland Limited — WhatsApp Business Platform (Europese Unie en mogelijk andere landen volgens Meta-documentatie)
Wij kunnen gegevens verder verstrekken aan professionele adviseurs, opsporings- of toezichthoudende instanties wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken wij of onze leveranciers een toepasselijk wettelijk doorgiftemechanisme en passende aanvullende waarborgen. De feitelijke leveranciers en locaties hangen mede af van de door de klant gekozen koppelingen en instellingen.
8. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Demo- en informatieaanvragen worden in beginsel uiterlijk 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact verwijderd wanneer geen klantrelatie ontstaat. Klant-, contract-, betaal- en factuurgegevens worden bewaard zolang de klantrelatie loopt en daarna zolang wettelijke of bewijsverplichtingen dat vereisen. Beveiligings- en supportgegevens worden periodiek beoordeeld en verwijderd of geanonimiseerd zodra ze niet meer nodig zijn.
Voor gegevens in een klantomgeving bepaalt de klant de bewaartermijn. Na beëindiging van de dienstverlening worden gegevens volgens de contractuele afspraken geëxporteerd, geblokkeerd en verwijderd, rekening houdend met afgesproken herstelkopieën en wettelijke verplichtingen.
9. Cookies
De openbare website gebruikt geen marketing- of trackingcookies. Voor beveiliging van formulieren en inlogsessies kunnen tijdelijke functionele cookies worden geplaatst. De applicatie gebruikt noodzakelijke sessiecookies om gebruikers veilig ingelogd te houden en klantomgevingen van elkaar te scheiden.
10. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, rolgebaseerde toegang, scheiding tussen klantomgevingen, invoervalidatie, beveiligde opslag van geheimen, logging, back-ups en controle van webhooks en downloads. Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen.
11. Privacyrechten
Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens. Ook kun je in bepaalde gevallen bezwaar maken of toestemming intrekken. Voor gegevens in een klantomgeving moet het verzoek in beginsel bij de betreffende klant of werkgever worden ingediend. Wij ondersteunen klanten bij de technische afhandeling van zulke verzoeken.
Voor gegevens waarvoor Coolflow Beheer B.V. zelf verantwoordelijk is, kun je mailen naar nick@coolflow.net. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit te controleren.
12. Geautomatiseerde besluitvorming
Coolflow Software neemt niet zelfstandig uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor een persoon juridische gevolgen hebben of hem of haar op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen. Besluiten over sollicitaties, medewerkers, planning, betaling of toegang blijven de verantwoordelijkheid van de klant en diens bevoegde medewerkers.
13. Datalekken
Beveiligingsincidenten worden onderzocht en geregistreerd. Wanneer Coolflow Software als verwerker een mogelijk datalek vaststelt, informeert zij de betrokken klant volgens de contractuele incidentafspraken zodat de klant zijn wettelijke beoordeling en eventuele melding kan uitvoeren.
14. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs wanneer je eerst contact met ons of de betreffende klant opneemt, zodat het probleem kan worden onderzocht.
15. Wijzigingen
Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de website, software, dienstverlening, leveranciers of wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina.